|
تاریخ مقاله: 1405/06/31
https://www.itdev.info/blog/freight-software-buying-guide
تلفن دفتر زنگ میخورد. مشتری برای فرستادن بار، وانت میخواهد. آدرس و مشخصات بار را یادداشت میکنید و دنبال راننده میگردید. هنوز کار این سفارش تمام نشده، مشتری دیگری تماس میگیرد و کرایه میپرسد. یک راننده هم منتظر است حساب سرویسهای قبلیاش را تسویه کنید.
اگر دفتر باربری را خودتان یا همراه یک نفر دیگر اداره میکنید، احتمالاً با چنین روزهایی آشنا هستید. جوابدادن به تلفن، هماهنگی با راننده، نوشتن بیجک و رسیدگی به حسابها همگی بر عهده همان یک یا دو نفر است.
نرمافزار باربری باید در انجام همین کارها به شما کمک کند. هنگام خرید، مهم است ببینید کار با برنامه را راحت یاد میگیرید و میتوانید سفارشها و حسابها را بدون سردرگمی در آن ثبت کنید.
اول ببینید خودتان میتوانید با برنامه کار کنید
در یک دفتر کوچک معمولاً کسی نیست که فقط مسئول کامپیوتر باشد. همان کسی که تلفن جواب میدهد، باید سفارش را هم وارد کند. به همین دلیل، راحتی کار با برنامه یکی از اولین چیزهایی است که باید بررسی کنید.
هنگام دیدن نرمافزار، از فروشنده بخواهید ثبت یک سفارش معمولی را به شما نشان دهد. بعد، اگر امکانش هست، خودتان همان کار را با راهنمایی او انجام دهید: مشتری را پیدا کنید، آدرس را بنویسید، راننده را انتخاب کنید و مبلغ کرایه را وارد کنید.
لازم نیست در همان جلسه همه بخشهای برنامه را یاد بگیرید. ببینید کارهای اصلی برایتان قابل فهم است و اگر چیزی را اشتباه وارد کنید، راه اصلاح آن را پیدا میکنید.
همچنین بپرسید آموزش اولیه چگونه انجام میشود و اگر بعد از آموزش بخشی را فراموش کردید، چطور میتوانید کمک بگیرید.
وقتی مشتری تماس میگیرد، اطلاعاتش زود پیدا شود
بعضی مشتریها مرتب با دفتر شما کار میکنند. هر بار نوشتن نام، شماره تلفن و آدرس آنها وقت میگیرد؛ بهخصوص زمانی که تلفن پشت سر هم زنگ میخورد.
بررسی کنید که در برنامه بتوانید مشتری قبلی را با نام یا شماره تلفن پیدا کنید و سفارش تازهای برایش بنویسید. اگر آدرس این بار فرق داشت، تغییر آن هم باید روشن و ساده باشد.
برای بعضی دفترها، نمایش مشخصات مشتری هنگام تماس نیز کاربرد دارد. اگر این امکان را میخواهید، از فروشنده بپرسید برای تلفن شما چه دستگاه یا وسیلهای لازم است و هزینه آن جداگانه چقدر میشود.
معلوم باشد هر بار را به کدام راننده دادهاید
وقتی چند سفارش را همزمان پیگیری میکنید، ممکن است لازم شود سریع ببینید کدام راننده برای کدام مشتری رفته است. مشتری هم ممکن است دوباره تماس بگیرد و مشخصات راننده را بخواهد.
از فروشنده بخواهید نشان دهد چطور میتوانید سفارشهای امروز را پیدا کنید و نام راننده، مسیر و توضیحات هر سفارش را ببینید. اگر دانستن وضعیت رانندهها برایتان مهم است، بپرسید برنامه چطور آمادهبودن یا مشغولبودن آنها را مشخص میکند.
بهتر است یک مورد آشنا را مثال بزنید: «مشتری تماس گرفته و میخواهد بداند چه کسی بارش را میبرد؛ از کجای برنامه پیدایش کنم؟»
پاسخ همین سؤال ساده، بیشتر از شنیدن نام امکانات مختلف به شما کمک میکند.
حساب شما و راننده روشن باشد
گاهی مشتری کرایه را به دفتر میپردازد و گاهی راننده پول را از مشتری میگیرد. ممکن است راننده چند سرویس انجام داده باشد، بخشی از حساب را تسویه کرده باشد و مقداری هم از قبل مانده باشد.
هنگام بررسی نرمافزار، از فروشنده بخواهید با یک مثال نشان دهد که در این حالتها، حساب شما و راننده چگونه مشخص میشود:
- مشتری پول را به دفتر داده است.
- مشتری پول را به راننده داده است.
- راننده بخشی از حسابش را تسویه کرده است.
- مبلغی از حساب روزهای قبل باقی مانده است.
شما باید بتوانید ببینید بابت چه سرویسهایی، چقدر باید به راننده بدهید یا از او بگیرید. اگر عددی برایتان روشن نبود، باید بتوانید سفارشها و پرداختهای مربوط به آن را پیدا کنید.
در مقاله حسابداری وانتبار و نیسانبار میتوانید با کاربرد این بخش بیشتر آشنا شوید.
طلب مشتریها از قلم نیفتد
اگر با مغازهها، کارگاهها یا شرکتهایی کار میکنید که آخر هفته یا آخر ماه حساب میکنند، نگهداشتن حساب آنها اهمیت زیادی دارد.
فرض کنید برای یک مشتری چند بار حمل کردهاید و او فقط بخشی از مبلغ را پرداخت کرده است. برنامه باید به شما کمک کند سرویسهای او، پولی که داده و مبلغ باقیمانده را کنار هم ببینید.
از فروشنده بخواهید نشان دهد چگونه صورتحساب همان مشتری را تهیه میکنید. گزارش باید برای خودتان و مشتری قابل فهم باشد؛ مشخص باشد هر مبلغ بابت کدام سرویس است و چه پرداختهایی از آن کم شده است.
بیجک را راحت و خوانا چاپ کنید
اگر در دفتر بیجک یا قبض باربری مینویسید، خروجی چاپی برنامه را هم ببینید. بررسی کنید نام مشتری، مشخصات راننده، مبدأ و مقصد، مبلغ و توضیحات موردنیازتان در جای مناسبی قرار گرفته باشند.
اگر فرم فعلی دفتر را دوست دارید، یک نمونه به فروشنده نشان دهید و بپرسید آیا میتوان قالبی متناسب با آن آماده کرد. هزینه تنظیم یا طراحی فرم را هم از ابتدا مشخص کنید.
مدل چاپگرتان را بگویید تا سازگاری آن بررسی شود. اگر هنوز چاپگر ندارید، قبل از خرید درباره نوع مناسب آن سؤال کنید.
برای دیدن چند خروجی، صفحه نمونه بارنامه و بیجک باربری را ببینید.
اگر هنگام کار به مشکل خوردید، کمک در دسترس باشد
برای کسی که خودش دفتر را میچرخاند، گیرکردن در یک بخش برنامه میتواند رسیدگی به مشتریها را هم عقب بیندازد. پس پشتیبانی را هنگام خرید جدی بگیرید.
بپرسید اگر نتوانستید بیجک چاپ کنید یا حسابی را پیدا کنید، باید با چه شمارهای تماس بگیرید. ساعات پاسخگویی، روش کمک از راه دور و هزینه ادامه پشتیبانی را روشن کنید.
درباره خرابشدن کامپیوتر هم سؤال کنید: اطلاعات سفارشها و حسابها چگونه نگهداری میشود و اگر کامپیوتر از کار افتاد، برای برگرداندن آنها چه باید کرد؟ از پشتیبان بخواهید کارهایی را که بر عهده شماست، به زبان ساده آموزش دهد.
از ابتدا بدانید مجموع هزینه چقدر میشود
پیش از تصمیم نهایی، بگویید در دفتر چه وسایلی دارید و چه کارهایی میخواهید انجام دهید. سپس بخواهید هزینهها جداگانه و روشن نوشته شوند:
- خود نرمافزار؛
- نصب و آموزش؛
- چاپگر یا وسایل جانبی موردنیاز؛
- تنظیم فرم اختصاصی بیجک، در صورت نیاز؛
- انتقال اطلاعات قبلی، در صورت امکان؛
- پشتیبانی و هزینه تمدید آن.
این کار کمک میکند بدانید برای شروع چه مبلغی لازم دارید و بعداً چه هزینههایی خواهید داشت.
برای دیدن نرمافزار، یک روز کاری دفتر خودتان را مثال بزنید
لازم نیست برای جلسه معرفی نرمافزار، فهرست پیچیدهای آماده کنید. یک سفارش معمولی و دو نمونه از حسابهایی را که هر روز با آنها سروکار دارید، روی کاغذ بنویسید؛ بدون استفاده از اطلاعات شخصی مشتریان.
مثلاً بگویید:
«یک مشتری همیشگی زنگ میزند و وانت میخواهد. راننده کرایه را از او میگیرد و شب با من حساب میکند. یک مشتری دیگر هم دارم که آخر ماه پول میدهد. میخواهم ببینم این دو کار را چطور در برنامه ثبت میکنم.»
از فروشنده بخواهید همین کارها را از ابتدا تا پایان نشان دهد. سپس ببینید پیدا کردن سفارش، چاپ بیجک و مشخصکردن مانده حساب برای شما چقدر راحت است.
برای آشنایی با نرمافزار باربری و وانتبار گیتی گستر، میتوانید درخواست نمایش آنلاین و مشاوره بدهید و کارهای روزانه دفترتان را هنگام نمایش برنامه مطرح کنید.
| 
