|
تاریخ مقاله: 1405/07/01
https://www.itdev.info/blog/excel-or-freight-software
صبح چند تماس میگیرید، آدرس مشتریها را مینویسید، برای دو وانت سرویس جور میکنید و آخر شب پول رانندهها را حساب میکنید. آخر ماه که میخواهید ببینید این ماه چه خبر بوده، شاید یک فایل اکسل برای سفارشها، دفترچهای برای تماسها و چند کاغذ برای حسابها روی میزتان باشد.
اکسل برای چند جدول ساده میتواند کافی باشد. اما وقتی میخواهید بفهمید تماسهای جدید به سفارش رسیدهاند یا نه، کدام مشتری مدتی است بار نداده، درآمد کدام مسیر کم شده یا رانندهها در ساعتهای شلوغ آماده سرویس بودهاند، باید چند فهرست را کنار هم بگذارید. ارزش نرمافزار برای دفتر کوچک همینجاست: اطلاعات تماس، سفارش، مشتری، راننده و حساب را یک بار وارد کنید و برای فهمیدن وضع کار، لازم نباشد همهچیز را دوباره از روی کاغذ جمع بزنید.
اکسل هنوز چه وقت به کارتان میآید؟
اگر روزانه چند سرویس دارید، حسابها سادهاند و خودتان با یک فایل مرتب همهچیز را پیدا میکنید، اکسل ممکن است نیاز فعلیتان را برطرف کند. میتوانید نام مشتری، تاریخ، مسیر، راننده، کرایه و وضعیت پرداخت را وارد کنید.
تفاوت وقتی پیدا میشود که پاسخ یک پرسش به چند برگه وابسته شود. مثلاً باید فایل تماسها را با فهرست مشتریان تطبیق دهید، سفارشها را جدا کنید و بعد حساب راننده را از روی پرداختها به دست آورید. این کار با اکسل ممکن است، اما به این بستگی دارد که همه تماسها و سفارشها مرتب ثبت شده باشند و جدولها را درست به هم وصل کنید.
تماس تلفنی که به سفارش نرسید چه شد؟
یک نفر درباره کرایه مسیر زنگ میزند، پاسخ میگیرد و میگوید بعداً خبر میدهد. اگر شماره و نتیجه تماس ثبت نشود، چند هفته بعد بهسختی به یاد میآورید او چه باری داشت یا چرا سفارش نداد.
در صفحه محصول گیتی گستر، ثبت تماسها و گزارش تماسها برای بررسی مدیریتی ذکر شده است. پیش از خرید، در نمایش برنامه بخواهید تماسها را در یک بازه ماهانه ببینید و بپرسید اطلاعاتی مانند شماره مشتری، زمان تماس، درخواست و نتیجه تماس چگونه ثبت میشود.
اگر این اطلاعات ذخیره شوند، میتوانید فهرست تماسهایی را که به سفارش نرسیدهاند جدا کنید و خودتان برای پیگیری آنها تصمیم بگیرید. همینطور بررسی کنید آیا میتوان مشتریای را یافت که در ماههای قبل سرویس میگرفته و حالا مدتی است سفارش نداده است. عنوان «مشتری ازدسترفته» فقط وقتی معنا دارد که آخرین سفارش یا تماس و بازه پیگیری تعریف و ثبت شده باشد؛ از وجود گزارش تماس بهتنهایی نمیتوان نتیجه گرفت که گزارش آماده مشتری ازدسترفته در نرمافزار هست. این مورد را در جلسه نمایش مشخصاً امتحان کنید.
گزارش ماهانه تماس به چه درد صاحب دفتر میخورد؟
فرض کنید در یک ماه تلفن دفتر بیشتر از ماه پیش زنگ خورده، ولی تعداد سرویسها بالا نرفته است. دانستن تعداد تماسها بهتنهایی دلیل را پیدا نمیکند، اما پرسش درستتری پیش پایتان میگذارد: آیا تماسها از مسیرهایی بودهاند که قیمتشان را نداشتید؟ آیا خودرو مناسب یا راننده آماده برای آن زمان پیدا نشده؟ آیا تماسهای تکراری بهعنوان تماس مشتری قبلی شناخته شدهاند؟
با ثبت نتیجه تماس و وصلکردن آن به سرویس، بهمرور بهتر میفهمید تماسها کدامشان به درآمد رسیدهاند و کدامشان نه. برای این بررسی، در گزارش دورهای فقط جمع کل تماس را نبینید؛ بپرسید آیا میتوانید ریز تماسها را هم باز کنید و آن را با سفارشهای ثبتشده مقایسه کنید.
حساب راننده، مشتری و دفتر را کنار هم ببینید
درآمد دفتر فقط مبلغی نیست که مشتری پرداخت کرده است. ممکن است راننده کرایه را گرفته باشد، سهم راننده جدا شود، هزینه خودرو کم شود و مشتری اعتباری هم بخشی از صورتحسابش را برای ماه بعد بگذارد.
در جلسه نمایش، از فروشنده بخواهید با یک ماه واقعی یا ارقام فرضی این موارد را جدا نشان دهد:
- سرویسها و تسویههای یک راننده در بازه ماهانه؛
- سفارشها، پرداختها و مانده حساب یک مشتری؛
- دریافتیها، پرداختها، هزینهها و درآمد دفتر؛
- کارکرد مالی به تفکیک راننده، مشتری یا نوع سرویس.
گزارشهای مالی و کارکرد بر اساس مشتری، راننده و سرویس در معرفی محصول ذکر شدهاند. در نتیجه پرسیدن درباره جمعبندی ماهانه و دیدن ریز هر عدد، بررسی عملی و متناسبی برای خریدار است. گزارش بر اساس مشتری هم کمک میکند ببینید چه کسانی بیشترین سرویس یا مانده را دارند و کدام مشتری قدیمی این ماه سفارش نداده است، به شرط آنکه نام مشتری در سفارشها یکسان ثبت شده باشد. شرح بخش حسابداری را در مقاله نرمافزار حسابداری وانتبار و نیسانبار هم ببینید.
چرا سهم سرویسهای شهری و برونشهری را مقایسه کنیم؟
فرض کنید احساس میکنید سفارشهای شهرستان کم شدهاند، درحالیکه سرویسهای داخل شهر تقریباً مثل قبلاند. برای فهمیدن دلیل، در یک دفتر ساده تعداد سرویسهای درونشهری را بر کل سرویسها تقسیم کنید و همان نسبت را برای سرویسهای برونشهری به دست آورید. مثلاً اگر از ۱۰۰ سرویس این ماه، ۷۰ تا شهری و ۳۰ تا برونشهری بوده، سهم آنها بهترتیب ۷۰ و ۳۰ درصد است. همین محاسبه را برای ماه قبل تکرار و تغییر تعداد و درآمد هر نوع سرویس را جدا ببینید. این درصدها درباره ترکیب سرویسهای ثبتشدهاند؛ بهتنهایی سودآوری را نشان نمیدهند.
اگر سرویسهای یک مسیر کمتر شدهاند، چند احتمال را بررسی کنید: قیمت مسیر با هزینه و بازار تناسب دارد؟ در زمان تماس مشتری راننده مناسب در دسترس بوده؟ رانندهها از قبل برای سرویس شهری یا شهرستان آماده بودهاند؟ زمان انتظار یا برگشت از مسیر باعث میشود برخی درخواستها را نپذیرید؟ تغییر تعرفه مسیر را کنار تعداد درخواست و سرویس انجامشده بگذارید. اگر قیمت را بالا بردهاید و سفارش همان مسیر پایین آمده، این همزمانی پرسش را پیش میکشد؛ بهتنهایی ثابت نمیکند تغییر قیمت علت کاهش بوده است.
نرمافزار میتواند به پاسخ این پرسشها کمک کند، به شرط آنکه مسیر و نوع سرویس درست ثبت شده باشند و گزارش موردنیاز را پشتیبانی کند. صفحه محصول تعریف مسیر و قیمت مسیر، تعیین ساعات سرویسدهی راننده و گزارش بر اساس مسیر و خودرو را معرفی میکند؛ اما درصد آمادهبودن ناوگان برای سرویس شهری در برابر شهرستان را قابلیت قطعی فرض نکنید. با فروشنده دو درخواست مشخص را امتحان کنید: «سرویسهای هر مسیر در این ماه چقدر بود؟» و «در ساعتهایی که بار شهرستان میرسید، کدام راننده برای رفتن آماده بود؟» اولی را با گزارشهای معرفیشده بسنجید. دومی ممکن است به ثبت وضعیت حضور و زمان آمادهبهکاری راننده یا گزارش جداگانه نیاز داشته باشد.
آیا اکسل هم نمیتواند گزارش ماهانه بسازد؟
میتواند. اگر هر تماس، مشتری، سفارش، راننده، مسیر، پرداخت و هزینه را با قالب منظم ثبت کنید، اکسل هم نمودار و جمع ماهانه میدهد. پرسش این است که چه کسی آن اطلاعات را وارد میکند و هر ماه چقدر وقت لازم دارد تا مطمئن شود چیزی جا نیفتاده یا دوبار شمرده نشده است.
برای دفتر یکنفره یا دونفره، فایده گزارش وقتی روشن میشود که تهیهاش به پروژهای جداگانه تبدیل نشود. اطلاعات سفارش که همزمان حساب مشتری و راننده را بهروز میکند، پیگیری را آسانتر میکند. پیش از خرید، خودتان یک گزارش را با فروشنده تا انتهای ریز سفارشها دنبال کنید تا مطمئن شوید عدد نهایی را میفهمید.
پیش از تصمیم، این چهار گزارش را روی کار خودتان امتحان کنید
یک ماه نمونه از دفترتان انتخاب کنید و از فروشنده بخواهید این پرسشها را با برنامه پاسخ دهد:
- در این ماه چند تماس داشتیم و کدام تماسها به سرویس رسیدند؟
- حساب نهایی یک راننده و مانده یک مشتری چقدر است و این عدد از کدام سرویسها آمده؟
- تعداد و درآمد سرویسهای شهری در برابر برونشهری چه تغییری کرده است؟
- کدام مسیرها یا درخواستها افت کردهاند و برای بررسی علت باید چه اطلاعات دیگری ثبت کنیم؟
اگر گزارش از روی داده ثبتشده قابل تهیه است، ریز آن را ببینید، نه فقط عدد نهایی. اگر نتیجه به ثبت دستی یا گزارش سفارشی نیاز دارد، قبل از خرید درباره امکان، زحمت و هزینهاش روشن و دقیق بپرسید.
برای شروع، راهنمای انتخاب نرمافزار برای دفتر باربری را بخوانید. سپس در درخواست نمایش آنلاین نرمافزار باربری بخواهید تماسها، حساب دورهای راننده و مشتری، و گزارش مسیر را با مثالهای دفتر خودتان نمایش دهند.
| 
