نوبت‌دهی و تقویم کاری سالن

بخش نوبت‌دهی، برنامه روزانه سالن را منظم و شفاف می‌کند. تقویم نرم‌افزار در نماهای روزانه، هفتگی و ماهانه قابل مشاهده است و به مسئول پذیرش کمک می‌کند زمان‌های خالی، نوبت‌های ثبت‌شده و برنامه کاری پرسنل را سریع‌تر بررسی کند.

هر نوبت می‌تواند شامل چند خدمت باشد و برای هر خدمت، متخصص، اتاق یا تجهیزات موردنیاز به‌صورت مستقل تعیین شود. نرم‌افزار با بررسی ساعت کاری، مرخصی پرسنل و ظرفیت منابع، از ثبت نوبت‌های متداخل جلوگیری می‌کند.

• نمایش تقویم روزانه، هفتگی و ماهانه
• ثبت چند خدمت در یک نوبت
• انتخاب متخصص مجزا برای هر خدمت
• تخصیص اتاق، صندلی یا تجهیزات
• کنترل تداخل زمانی پرسنل
• بررسی ساعت کاری و مرخصی متخصصان
• مدیریت ظرفیت منابع سالن

مدیریت مراحل مراجعه مشتری

پس از ورود مشتری، وضعیت مراجعه از طریق یک گردش کاری مشخص مدیریت می‌شود. پذیرش می‌تواند مراحل چک‌این، شروع خدمت، تکمیل، لغو یا عدم مراجعه را ثبت کند.

در زمان چک‌این، مواد استاندارد تعریف‌شده برای خدمات به فهرست مصرف واقعی منتقل می‌شوند. مقدار مصرف تا قبل از تکمیل خدمت قابل اصلاح است و پس از نهایی شدن مراجعه، مصرف واقعی مواد در سیستم ثبت خواهد شد.

پرونده کامل مشتریان سالن زیبایی

در بخش مدیریت مشتریان، برای هر مراجعه‌کننده یک پرونده اختصاصی تشکیل می‌شود. این پرونده می‌تواند اطلاعاتی مانند سوابق خدمات، ترجیحات، حساسیت‌ها، ملاحظات پزشکی، یادداشت‌های ضروری و اطلاعات تماس اضطراری را نگهداری کند.

دسترسی به سوابق مشتری باعث می‌شود متخصصان پیش از شروع خدمت، شناخت دقیق‌تری از نیازها و شرایط او داشته باشند. در نتیجه خدمات شخصی‌سازی‌شده‌تری ارائه می‌شود و کیفیت تجربه مشتری افزایش پیدا می‌کند.

مدیریت پرسنل، مهارت‌ها و تعرفه متخصصان

در نرم‌افزار سالن زیبایی می‌توان اطلاعات تخصصی هر یک از کارکنان را ثبت و مدیریت کرد. مهارت‌ها، سطح تخصص، تاریخ دریافت گواهی و زمان انقضای آن برای هر پرسنل قابل نگهداری است.

همچنین برای هر ترکیب متخصص و خدمت می‌توان قیمت و مدت‌زمان متفاوتی تعریف کرد. هنگام ثبت نوبت، تعرفه معتبر همان متخصص به‌صورت خودکار اعمال می‌شود. این قابلیت برای سالن‌هایی مناسب است که خدمات را بر اساس سطح تجربه یا تخصص پرسنل با قیمت‌های متفاوت ارائه می‌کنند.

محاسبه حقوق، پورسانت و تسویه پرسنل

محاسبه دستی پورسانت کارکنان معمولاً زمان‌بر است و احتمال خطا دارد. نرم‌افزار امکان تعریف مدل‌های مختلف همکاری و محاسبه دریافتی پرسنل را فراهم می‌کند.

در فرایند تسویه می‌توان حقوق ثابت، پورسانت پلکانی بر اساس فروش ماهانه، پاداش تحقق هدف، سهم واقعی مواد مصرفی، اجاره صندلی یا اتاق و سهم انعام را در نظر گرفت. تسویه نهایی پرسنل نیز به سند پرداخت تأییدشده صندوق متصل می‌شود.

مدیریت پکیج، اشتراک و کارت هدیه

برای افزایش وفاداری مشتریان می‌توانید پکیج‌های چندجلسه‌ای، اشتراک‌های دارای اعتبار و کارت هدیه تعریف کنید. گردش استفاده و مانده اعتبار هر مشتری در نرم افزار ثبت می‌شود و امکان پیگیری دقیق جلسات یا اعتبار باقی‌مانده وجود دارد.

ثبت بیعانه و مدیریت استرداد

برای نوبت‌هایی که نیازمند دریافت بیعانه هستند، مبلغ دریافتی به سند مالی تأییدشده همان مشتری متصل می‌شود. در صورت لغو نوبت یا عدم مراجعه، مبلغ قابل استرداد بر اساس سیاست تعیین‌شده سالن محاسبه خواهد شد.

هر شعبه می‌تواند ضوابط استرداد خود را بر اساس فاصله باقی‌مانده تا نوبت و درصد بازپرداخت تعریف کند. به این ترتیب، قوانین لغو برای مشتریان شفاف‌تر و اجرای آن برای کارکنان ساده‌تر می‌شود.

مدیریت مواد مصرفی و انبار سالن

با تکمیل هر مراجعه، مواد مصرف‌شده واقعی از موجودی انبار کسر می‌شوند. هزینه این مواد در محاسبات مالی ثبت شده و می‌تواند در تعیین پورسانت و سود واقعی خدمات تأثیر داده شود.

این یکپارچگی به شما نشان می‌دهد هر خدمت چه میزان مواد مصرف کرده و سود ناخالص آن پس از کسر هزینه مواد و پورسانت چقدر بوده است. محصولات مراقبتی مرتبط نیز می‌توانند با کنترل موجودی به فاکتور پیش‌نویس همان نوبت اضافه شوند.

فاکتور، صندوق و حسابداری یکپارچه

فاکتور خدمات مستقیماً از اطلاعات نوبت ایجاد می‌شود و در گردش معمول فروش قرار می‌گیرد. دریافت‌ها، بیعانه‌ها، استردادها، هزینه مواد و پرداخت به پرسنل از طریق اسناد مالی مرتبط ثبت می‌شوند.

اتصال عملیات سالن به صندوق، انبار و حسابداری باعث می‌شود مدیر مجموعه برای تهیه گزارش‌های مالی مجبور به انتقال دستی اطلاعات میان چند سیستم نباشد.

یادآوری نوبت و مدیریت لیست انتظار

نرم‌افزار امکان تعریف قواعد یادآوری و زمان‌بندی خودکار پیام‌های هر نوبت را فراهم می‌کند. صف پیام‌های خروجی برای اتصال به سرویس پیامک، پیام‌رسان یا ایمیل آماده است.

در بخش لیست انتظار نیز می‌توان بازه زمانی موردنظر، متخصص ترجیحی و اولویت هر مشتری را ثبت کرد. اگر نوبتی لغو شود، سیستم مناسب‌ترین مشتری موجود در لیست انتظار را شناسایی می‌کند تا ظرفیت خالی سالن سریع‌تر تکمیل شود.

فرم رضایت و تصاویر قبل و بعد

برای خدماتی که به رضایت آگاهانه مشتری نیاز دارند، امکان ثبت نسخه‌های مختلف فرم رضایت و دستورهای مراقبتی قبل یا بعد از خدمت وجود دارد.

تصاویر قبل و بعد نیز تنها با رضایت ثبت‌شده مشتری به نوبت مربوط متصل می‌شوند. این ساختار به سالن کمک می‌کند مستندات خدمات را منظم‌تر و با رعایت رضایت مشتری نگهداری کند.

داشبورد مدیریتی و گزارش سودآوری

داشبورد نرم‌افزار اطلاعات مهم مدیریتی را به‌صورت یکپارچه نمایش می‌دهد. مدیر سالن می‌تواند درآمد، هزینه واقعی مواد، پورسانت پرسنل و سود ناخالص را به تفکیک خدمت یا متخصص بررسی کند.

گزارش نرخ عدم مراجعه، تعداد مراجعات، آخرین مراجعه مشتری و پیشنهاد زمان مناسب برای نوبت بعدی نیز به تصمیم‌گیری بهتر و اجرای برنامه‌های وفادارسازی کمک می‌کند.

نرم‌افزار مناسب انواع مراکز زیبایی

این نرم‌افزار می‌تواند در مجموعه‌های مختلف حوزه زیبایی مورد استفاده قرار گیرد:

• سالن‌های زیبایی زنانه و مردانه
• آرایشگاه‌ها و مراکز تخصصی مو
• مراکز پوست و زیبایی
• سالن‌های ناخن و مژه
• مراکز ماساژ و اسپا
• مجموعه‌های زیبایی چندشعبه‌ای

چرا از نرم‌افزار مدیریت سالن زیبایی استفاده کنیم؟

استفاده از یک نرم‌افزار تخصصی، اطلاعات سالن را از دفترهای کاغذی و فایل‌های پراکنده خارج می‌کند. نتیجه این تغییر، کاهش خطاهای انسانی، جلوگیری از تداخل نوبت‌ها، تسویه دقیق‌تر پرسنل، کنترل بهتر هزینه‌ها و شناخت عمیق‌تر مشتریان است.

با دسترسی به اطلاعات واقعی فروش و سودآوری، مدیر سالن می‌تواند تصمیم‌های دقیق‌تری برای قیمت‌گذاری خدمات، برنامه کاری کارکنان، خرید مواد و توسعه کسب‌وکار بگیرد.